Dokumentenerkennung mit KI: Effiziente Datenextraktion und Automatisierung im Bankwesen

Gerade in der Kundenberatung gehören die Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten zum Arbeitsalltag. Häufig bedeutet dies, dass Mitarbeitende die Unterlagen manuell sichten, Daten händisch erfassen und die Dokumente anschließend archivieren müssen. Dies erfordert nicht nur viel Zeit, sondern birgt auch eine gewisse Fehleranfälligkeit bei der Übertragung der Daten. Hier kann Künstliche Intelligenz (KI) unterstützen: Dokumente werden im Prozess automatisch erkannt sowie relevante Informationen effizient ausgelesen. Damit werden Arbeitsabläufe beschleunigt, Fehler minimiert und Mitarbeitende entlastet.

Warum sich in vielen der aktuellen Abläufe in der Bank etwas ändern sollte, zeigt sich beispielsweise im Bereich der Immobilienfinanzierung:

Heutzutage liegen die meisten der benötigten Informationen bzw. Unterlagen in digitaler Form bereit. Diese werden per E-Mail übermittelt, direkt per Upload bereitgestellt oder eingescannt, sofern sie postalisch eingegangen sind. Die Daten werden dann in der Folge klassifiziert, beispielsweise indem Dateinamen im Nachgang angepasst werden. Ebenso werden Nachweise, wie Energieausweise oder Grundbuchauszüge händisch einem Finanzierungsobjekt zugeordnet. Dazu werden auch immer weder Daten aus den Dokumenten in die Systeme übertragen bzw. abgetippt.

Da all diese Vorgänge manuell von Mitarbeitenden in der Bank vorgenommen werden müssen, ist der Aufwand entsprechend groß.

Genau hier setzt die Künstliche Intelligenz an. Die Klassifikation der Dokumente erfolgt automatisch. Die KI findet so nicht nur das richtige Dokument bei der Vielzahl an Unterlagen, sondern liest die relevanten Daten aus und überträgt sie zur weiteren Bearbeitung ins System. Zusätzlich erkennt die Technologie auch, ob es sich beispielsweise bei einem Dokument um das richtige handelt oder ein falscher Dateiname angegeben wurde.

Die KI hilft im Prozess auch bei der Identifikation, beispielsweise wenn im Finanzierungsprozess Dokumente, wie ein Personalausweis benötigt werden. Dadurch reduziert sich der Verarbeitungsaufwand und die Bankmitarbeiter*innen werden teils stark entlastet.

Transparentere Bankprozesse durch KI

Am Beispiel einer Immobilienfinanzierung ergibt sich daraus folgender Anwendungsfall: Die Immobiliendokumente, die über unterschiedlichste Wege angeliefert werden, können nach dem Upload im System mittels KI klassifiziert werden. Gleichzeitig entsteht auch eine neue Form der Transparenz: Die Endkund*innen können den Prozess nachverfolgen und sehen, wenn ein Dokument durch die KI vorgeprüft wurde. Nach der Freigabe durch den Bankmitarbeitenden werden die Dateien dem jeweiligen Finanzierungsobjekt zugeordnet und die darin enthaltenen Informationen zusätzlich ausgelesen und dem Immobilienobjekt angehängt.

Zusätzlich ist es möglich mittels KI automatisiert Dokumentenstapel parallel zu verarbeiten. Dadurch können im Grunde tausende Dateien gleichzeitig klassifiziert und Daten daraus extrahiert werden. Derartige Prozesse finden beispielsweise bei der Extraktion von Energieausweisen statt, die aufgrund der Taxonomieverordnung aus den Archivdokumenten in den Banken ausgelesen werden müssen.

Künstliche Intelligenz unterstützt eine effizientere und schnellere Datenerfassung, wobei gleichzeitig die menschliche Bearbeitungszeigt im Prozess minimiert wird. Somit erhalten Bankmitarbeitende mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, beispielsweise eine umfassendere Kundenberatung.