Hinweisgeberstelle

Als Teil unserer Prozesse für potenzielle Risiken in unserer Lieferkette und innerhalb der Atruvia AG besteht die Möglichkeit, unsere Hinweisgeberstelle zu kontaktieren.

Sowohl unsere eigenen Mitarbeiter*innen, wie auch (vor-)Lieferanten und deren Mitarbeiter*innen, sowie sonstige Geschäftspartner*innen und Auftragnehmende und Mitglieder der Zivilgesellschaft können jederzeit unter dem Schutz der Vertraulichkeit Beschwerden und Hinweise einreichen. Unser wichtigster Grundsatz ist hierbei ein faires Verfahren, um den Schutz der Hinweisenden und die umfassende Bearbeitung ihrer Anliegen zu garantieren. Daher hat auf eingegangene Meldungen ausschließlich ein kleiner und begrenzter Kreis von Mitarbeitenden im Compliance-Management Zugriff. Die Bearbeitung erfolgt immer unter der Beachtung der folgenden Grundsätze:

• Hinweise und Bedenken, die in gutem Glauben abgegeben wurden, werden immer ernst genommen

• Sichtung und Bearbeitung erfolgen immer unter Wahrung der Vertraulichkeit

• Eingehende Hinweise werden immer untersucht

• Alle Mitarbeiter*innen können im guten Glauben Bedenken äußern und Hinweise abgeben, ohne Repressalien oder negative Konsequenzen fürchten zu müssen

1. Menschenrechtliche Risiken und Verstöße

• Kinderarbeit unter zulässigem Mindestalter

• Zwangsarbeit und Sklaverei

• Missachtung von Arbeitsschutzvorschriften sowie Vorenthaltung von angemessenen Löhnen (laut nationalen Bestimmungen)

• Nichteinhaltung der Vereinigungs-/Koalitionsfreiheit

• Diskriminierung (zum Beispiel aufgrund von (aber nicht begrenzt auf): Abstammung, Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung, Alter oder Religion)

• Gefährdung von Menschenrechten aufgrund von umweltbezogenen Risiken (siehe unten)

2. Umweltbezogene Risiken und Verstöße

• Gewässer- und Luftverunreinigung sowie übermäßiger Wasserverbrauch

• Herbeiführung einer schädlichen Bodenveränderung

• Schädigung der Umwelt durch Teilnahme an der Herstellung und Entsorgung quecksilberanteiliger Produkte

• Produktion oder Verwendung von bestimmten langlebigen organischen Schadstoffen

• Risiken durch die Ein- und Ausfuhr von Abfällen

Eingang
Hinweise können über die unten genannte E-Mail-Adresse eingesendet werden. Diese wird ausschließlich von ausgewählten Mitarbeiter*innen vertraulich und anonymisiert behandelt. Bei Bedarf sind Hinweise darüber hinaus auch telefonisch oder per Post möglich, diese werden dann intern zum Expertenteam weitergeleitet. Alle Zugangswege können in englischer oder deutscher Sprache gewählt werden. Bei E-Mail-Versand sind darüber hinaus alle weiteren Sprachen sowie Bilder, Videos und Sprachaufnahmen möglich. Sie erhalten innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung und bei Bedarf einen Hinweis zum weiteren Verfahrensablauf. Wir tun unser Möglichstes, die weitere Kommunikation während des Verfahrens in der Sprache zu bedienen, die eine ideale Verständigung sicherstellt.

Prüfung
Unser Expertenteam prüft die Stichhaltigkeit des Hinweises und übernimmt umgehend die Bearbeitung. Im Fall einer Ablehnung erhalten Sie eine Begründung. Für eine vollumfängliche Sachverhaltsaufklärung können, ggf. nach Rücksprache mit der meldenden Person, weitere Beteiligte hinzugezogen werden.

Klärung und Maßnahme
Nach der Prüfung werden, je nach Sachverhalt und Notwendigkeit (ggf. in Absprache mit der hinweisenden Person) Vorschläge zur Abhilfe erarbeitet und, falls angemessen, kommuniziert.

Abschluss und Feedback
Der gemeldete Sachverhalt und die, falls notwendig, eingeleitete Abhilfemaßnahme werden von uns gemäß den gesetzlichen Vorgaben archiviert. Für Feedback nach Abschluss des Prozesses sind wir immer offen, da uns dies hilft, unser Beschwerdeverfahren weiterzuentwickeln.

Die Hinweisgeberstelle ist unter hinweisgeberstelle@atruvia.de zu erreichen.

Datenschutzhinweis
Verarbeitung der von Ihnen übermittelten Daten: Wir verwenden die von Ihnen im Rahmen des Hinweisgebersystems angegebenen Informationen u.a. zum Zweck der Überprüfung und Dokumentation der Meldungen, für interne Ermittlungen (einschließlich der Weitergabe an externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger sowie an betroffene Konzerngesellschaften) und ggf. zur Weitergabe an staatliche Stellen (wie Polizei, Staatsanwaltschaft oder Gerichte). Allen Hinweisgebern sichern wir eine vertrauliche Bearbeitung zu. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung rechtlicher Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.