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Zusammen arbeiten: Digital Workplace: Neue Zusammenarbeit in Banken

Mitarbeiterin mit Headset sitzt lächelnd neben einem großen Fenster im Büro an einem digitalen Arbeitsplatz.

Die Digitalisierung schreitet voran, doch entscheidend für zufriedene Bank-Kund*innen bleiben die Mitarbeiter*innen in den Banken. Welche Tools und Technologien sind für sie in Zukunft wichtig? Und wie kann ihnen ein digitaler Arbeitsplatz helfen, ihre Zeit noch effektiver zu nutzen?

Für Banken sind ein Update des Betriebssystems und die Nutzung von Cloud Services eine besondere Herausforderung. Sie müssen nicht nur ihre individuellen Prozesse überführen, sondern auch umfassende rechtliche Vorgaben einhalten. So fordert die BaFin vor der Einführung jeder Cloud-Lösung eine Risikoanalyse für den Einzelfall. Das ist aufwändig und braucht Zeit. Doch die Banken brauchen mehr Prozesseffizienz, und durch Corona-Pandemie und digitale Transformation steigen zudem die Erwartungen der Mitarbeiter*innen an einen modernen digitalen Arbeitsplatz.

Mobil und flexibel soll der neue Digital Workplace sein und damit den Trend zu New Work und einer ausgewogenen Work-Life-Balance unterstützen. Hinzu kommt eine Anforderung, deren englische Bezeichnung ebenfalls in aller Munde ist: Employee Experience. Digitale Technologien sollen die Arbeit erleichtern, die Zusammenarbeit verbessern und eine optimale Arbeitsumgebung bieten. Denn je motivierter und engagierter die Mitarbeitenden in den Banken, desto zufriedener die Kundinnen und Kunden. Aber das ist nicht alles: Durch digitale Zusammenarbeit lassen sich Workflows und Prozesse effizienter gestalten. Das hilft den Banken, sich im Wettbewerb zu behaupten.

Digitale Transformation in den Banken
Ob in Bank, Homeoffice oder Remote Work – ein kurzes Videotelefonat mit den Kolleg*innen oder eine schnelle Nachfrage im Chat vereinfachen den Austausch immens und vermitteln zugleich ein Gefühl der Nähe. Plattform- und ortsunabhängig lassen sich am modernen digitalen Arbeitsplatz darüber hinaus Dokumente gemeinsam bearbeiten, Präsentationen teilen und Meetings unkompliziert aufzeichnen. So intensiviert der Digital Workplace die Zusammenarbeit, macht sie transparenter und damit die Prozesse effizienter. Das bestätigt auch die Social Collaboration Studie 2020, laut der mehr als ein Drittel der Befragten mithilfe von Social-Collaboration-Tools effizienter arbeiteten.

Digitaler Arbeitsplatz: Je höher der Reifegrad des Unternehmens, desto effizienter die Mitarbeiter*innen.

Von diesen Vorteilen sollen im Zuge der gemeinsamen Digitalisierungsstrategie mit dem BVR möglichst schnell auch die Unternehmen der Genossenschaftlichen FinanzGruppe profitieren. Der erste Schritt ist bereits getan: Mit der Einführung einer einheitlichen Plattform-Technologie haben nun alle Banken einen standardisierten Zugang zur Cloud. Im nächsten Schritt führt Atruvia, nach bereits erfolgter Umstellung im eigenen Haus, schrittweise Microsoft 365 bei den Unternehmen der Genossenschaftlichen FinanzGruppe ein – mit den cloud-basierten Collaboration-Tools Microsoft Teams, Outlook und OneDrive.

Die Umstellung der über 800 Banken startet 2022 mit Vorpiloten und Serienpiloten. Die Umsetzung erfolgt in Serien, die aneinander anknüpfen. So wird sichergestellt, dass die Einführung des neuen Systems so rund wie möglich abläuft. Voraussichtlich bis Ende 2024 soll die Migration abgeschlossen sein. Ab März 2022 beginnen auch die vorbereitenden Informationen, Webinare und Schulungen für die Bank-Mitarbeiter*innen. Sie stehen im Fokus aller Maßnahmen, denn die Umstellung ist nicht nur ein IT-Projekt. Sie unterstützt maßgeblich das Change-Management und den kulturellen Wandel.

Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft
Der Digital Workplace bietet den Banken wichtige Tools für das vernetzte Arbeiten. Sein größter Vorteil: Der kommunikationsgetriebene Ansatz in Verbindung mit dem sicheren Arbeiten in der Public Cloud. Eine Herausforderung für die Banken bei der Umstellung auf die Microsoft-Welt ist es, die sehr individuellen Prozesse zu überführen, die einige Banken im Laufe der Jahre angelegt haben. Diese Prozesse werden über ein Inventarisierungstool erfasst. So kann Atruvia häufig vorkommende ähnliche Prozesse zukünftig im Standard abbilden.

Bewährte Anwendungen, Kollaboration, Multimedia, Prozesse und Organisation, unabhängig von Endgerät, Ort und Zeit, skalierbar, sicher und verfügbar.

Wenn die Banken individuelle Prozesse nicht ablösen können, haben sie die Möglichkeit, diese Prozesse über eine No-Code-/Low-Code-Plattform anzulegen. Dabei können sie mithilfe von einfach aufgebauten Software-Baukästen schnell eigene Anwendungen für spezielle Aufgaben entwickeln – auch mit geringen Programmierkenntnissen. Welche Plattform dafür geeignet ist, wird zurzeit gemeinsam mit 16 repräsentativen Referenzbanken evaluiert.

Die Umstellung vom Bankarbeitsplatz auf einen Digital Workplace mit Microsoft 365 ist ein wichtiger Meilenstein im digitalen Wandel. Denn nur, wenn die Unternehmen der Genossenschaftlichen FinanzGruppe ihre Zusammenarbeit mithilfe aktueller Technologien transparent gestalten, können sie Mitarbeiter*innen langfristig binden, Neueinsteiger*innen gewinnen, Prozesse effizienter gestalten und innovative Geschäftsmodelle für die Zukunft entwickeln.